Аналіз проведення перевірки своєчасності і правильності реєстрації судових справ і матеріалів, якість заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі «Д-3» за I квартал 2014 року.

Відповідно до плану роботи суду на I півріччя 2014 року, в Люботинському міському суді Харківської області керівником апарату Люботинського міського суду Харківської області Калиненкою М.Є., була здійснена перевірка своєчасності і правильності реєстрації судових справ і матеріалів, якість заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі «Д-3» за  I квартал 2014 року.

Порядок реєстрації судових справ і матеріалів визначено п.2.2. Положення  про автоматизовану систему документообігу суду. По результатах перевірки можна зазначити наступне.

В Люботинському міському суді Харківської області   всі судові справи та  матеріали реєструються в день їх надходження  в автоматизованій системі «д-3».

Так, станом на 27 березня 2014 рік в системі зареєстровано:

Вхідної кореспонденції  -  2360

Вихідної кореспонденції – 2465

Всі судові  справи і матеріали реєструються з додержанням вимог п.п.2.8- 2.9 Положення  про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 – на кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

Були перевірені роздруковані Журнали вхідної та вихідної кореспонденції суду за 2014 рік та встановлено, що на кожному аркуші є підпис особи, яка роздрукувала зазначений Журнал. Зазначені Журнали відповідають вимогам Інструкції з діловодства.

Роздруковуються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції суду, які зберігаються в окремі номенклатурній справі (№ 01-26).

Розносна книга для місцевої кореспонденції ведеться у відповідності до вимог Інструкції з діловодства. Усі відповідні графи заповнюються повно. Книгу прошито, сторінки пронумеровано, скріплено гербовою печаткою, підписом голови суду.

Алфавітні покажчики на всі категорії справ в суді ведуться в електронному вигляді за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство -3».

Щодо якості заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі «Д-3» за  I квартал 2014 року можна сказати наступне.

В суді постійно роздруковуються обліково-статистичні картки на справи всіх категорій для більш ретельної перевірки статистичних звіт, які формуються в автоматичному режимі за допомогою КП «Діловодство – 3».

Були перевірені статистичні картки на осіб, щодо яких розглянуті кримінальні справи (кримінальні провадження) по судовим рішенням, які набрали чинності у I кварталі 2014 року та копії супровідних листів до зазначених  карток (номенклатурна справа № 04-10). Було встановлено, що всі статистичні картки підписанні суддями, на кожній картці зазначена дата набрання вироком (постановою, ухвалою) чинності, до кожної картки долучена копія судового рішення.

Вибірково було перевірено заповнення статистичних карток в комп’ютерній програмі «Діловодство – 3» по цивільних, кримінальних та адміністративних справах, справах кримінального  провадження:

цивільні справи: № 630/142/14-ц, № 630/55/14-ц, № 630/43/14-ц, № 630/1222/13-ц, № 630/41/14-ц, № 630/54/14-ц, № 630/146/14-ц, № 630/1260/13-ц;

кримінальні справи та матеріали  кримінального провадження:

№ 630/870/13-к, № 630/58/14-к, № 630/155/14-к,  № 630/156/14-к, 

№  630/75/14-к, № 630/110/14-к, № 630/1007/13-к, № 630/1022/13-к; 

адміністративні справи: № 630/186/14-а; № 630/178/14-а,

№ 630/76/14-а, № 630/57/14-а, № 630/370/13-а,;

За результатами перевірки було встановлено, що обліково-статистичні карки на справи всіх категорій заповнюються повно.