Номенклатура справ – важливий документ для належного ведення діловодства суду

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їхнього обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на подальше державне зберігання.

Є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для мережі організацій, що належать до галузі управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Важливим є те, що до номенклатури справ не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформацію тощо.

Під час складання номенклатури справ Люботинського міського суду Харківської області використано положення про структурні підрозділи суду, штатний розпис суду, типові та галузеві переліки документів із зазначенням строків їхнього зберігання. Зведену номенклатуру справ у Люботинському міському суді Харківської області сформовано за структурним принципом. Розділами у номенклатурі справ суду є найменування структурних підрозділів.

Номенклатуру справ суду складено у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою:

• перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства;
• другий використовується службою діловодства як робочий;
• третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;
• четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі. У кінці року номенклатуру справ суду обов’язково закривають підсумковим записом.

Номенклатуру справ суду щороку (не пізніше листопада – грудня) переглядають, аналізують і далі віддають на затвердження керівництвом суду не пізніше грудня попереднього року, а набуває чинності нова номенклатура вже  з 1 січня наступного календарного року.

Зведену номенклатуру справ суду схвалює експертна комісія суду та погоджує експертно-перевірна комісія відповідної державної архівної установи один раз на п’ять років або щороку у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого її затверджує керівник апарату суду.

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, новостворені установи повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену експертною комісією установи номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії архівної установи.